FACTURA
¿Que es factura?
Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.
Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SI[cita requerida] son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.
En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán.
En Europa, la normativa de facturación se regula por la VI Directiva 77/388/CE del Consejo que define además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido).
Sin perjuicio de lo señalado, la DRAE entiende el término "factura" con la sola referencia al precio. Es decir, agregar el concepto de impuestos a la definición de factura no es un elemento que de suyo haga parte del término "factura".
La identificación tributaria en la Unión Europea regula y normaliza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.
Proceso de Facturación
En un ciclo de transacción típico, se genera una factura después de concluido el proceso contractual y de venta. El proceso de facturación tradicional siempre ha formado parte de un conjunto más amplio de procesos de negocio en el comercio que incluyen la colocación y aceptación de una orden, el procesamiento de la orden, la entrega de la mercancía y el pago final. Este es un proceso de compra-a-pago desde la perspectiva del comprador, y uno de pedido-a-cobro desde la perspectiva del vendedor. Juntos reciben el nombre de “proceso comercial”. Por consiguiente, desde un punto de vista del proceso de negocio, una factura nunca es un documento aislado, sino que siempre es el resultado—y está ligado con—otras actividades.
Los aspectos de pago de una factura generalmente involucran la generación de un pago por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago que aparecen en la misma. Debido a que una factura es en parte una solicitud de pago, existen claras sinergias entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Nótese que la factura no es un documento bancario. Los enlaces del proceso de facturación y los bancos pueden proporcionar servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de la factura y el financiamiento de la cadena de suministro.
Los aspectos de pago de una factura generalmente involucran la generación de un pago por parte del receptor de la factura en respuesta a los detalles de pago que aparecen en la misma. Debido a que una factura es en parte una solicitud de pago, existen claras sinergias entre los sistemas de pago y el proceso de facturación. Nótese que la factura no es un documento bancario. Los enlaces del proceso de facturación y los bancos pueden proporcionar servicios adicionales como el procesamiento, la distribución de la factura y el financiamiento de la cadena de suministro.
¿Quiénes deben expedir factura?
El artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
El artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
¿Cuándo se debe expedir la factura?
Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura correspondiente. Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de la realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.
Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura correspondiente. Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de la realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.
¿Cuántas copias de la factura debe conservar el obligado a facturar?
Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.
Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.
¿Se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado?
No se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado.
No se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado.
¿Cuál es la sanción por no expedir factura o expedirla sin el lleno de los requisitos?
Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento equivalente, o si la expide sin el lleno de los requisitos legales, le puede generar el cierre del establecimiento por tres (3) días, o podrá ser sancionado pecuniariamente, dependiendo el caso.
Como consumidores podemos recibir uno de los siguientes comprobantes:
• Factura por talonario
• Factura por computador
• Factura por máquina registradora con sistema POS
• Factura por máquina registradora con sistema PLU
• Documentos equivalentes, como boletos de espectáculos y tiquetes
• La factura electrónica, la cual garantiza economía y un control automático
Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento equivalente, o si la expide sin el lleno de los requisitos legales, le puede generar el cierre del establecimiento por tres (3) días, o podrá ser sancionado pecuniariamente, dependiendo el caso.
Como consumidores podemos recibir uno de los siguientes comprobantes:
• Factura por talonario
• Factura por computador
• Factura por máquina registradora con sistema POS
• Factura por máquina registradora con sistema PLU
• Documentos equivalentes, como boletos de espectáculos y tiquetes
• La factura electrónica, la cual garantiza economía y un control automático
¿Cuáles son los requisitos de una factura?
• Estar denominada expresamente como factura de venta;
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios y discriminación del IVA pagado;
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;
• Fecha de su expedición;
• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
• Valor total de la operación;
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
• Estar denominada expresamente como factura de venta;
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios y discriminación del IVA pagado;
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;
• Fecha de su expedición;
• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
• Valor total de la operación;
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
¿Cuáles son las funciones generales de la factura?
• Prueban la posesión de un bien o de un servicio.
• Permiten la solicitud de cambio en caso de resultar defectuoso el producto.
• Garantizan el ingreso al Estado del impuesto -IVA- o del impuesto al consumo pagado en el precio final de un producto.
De esta manera, se evita que el vendedor retenga para sí mismo la totalidad del IVA ya incluida dentro del precio final del producto y que el impuesto que estamos pagando por el producto adquirido, ingrese efectivamente al Estado.
• Prueban la posesión de un bien o de un servicio.
• Permiten la solicitud de cambio en caso de resultar defectuoso el producto.
• Garantizan el ingreso al Estado del impuesto -IVA- o del impuesto al consumo pagado en el precio final de un producto.
De esta manera, se evita que el vendedor retenga para sí mismo la totalidad del IVA ya incluida dentro del precio final del producto y que el impuesto que estamos pagando por el producto adquirido, ingrese efectivamente al Estado.
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